(Утверждено решением администрации Октябрьского района г. Гродно 29.05.2018 № 42)
1. Общие положения.
1.1. Отдел записи актов гражданского состояния (далее – Отдел) администрации Октябрьского района г. Гродно (далее – администрация района) является структурным подразделением администрации района и подчиняется непосредственно управляющему делами администрации района, главе администрации района.
Отдел входит в систему Министерства юстиции Республики Беларусь (далее – Министерство юстиции). По общим вопросам своей деятельности подчиняется администрации района, а по вопросам реализации государственной политики в сфере юстиции – Министерству юстиции.
1.2. В своей деятельности Отдел руководствуется Конституцией Республики Беларусь, законами «О государственной службе в Республике Беларусь», «О местном управлении и самоуправлении в Республике Беларусь», «Об основах административных процедур», Кодексом Республики Беларусь о браке и семье, иным действующим законодательством Республики Беларусь, решениями и распоряжениями Гродненского областного и городского исполнительных комитетов по вопросам, отнесенным к компетенции администрации района, другими нормативными правовыми актами и настоящим Положением.
1.3.В структуру Отдела входят:
начальник отдела,
главные специалисты.
1.4. Отдел имеет печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь.
2. Главными задачами Отдела являются:
2.1. правильная, полная и своевременная регистрация актов гражданского состояния в точном соответствии с законодательством Республики Беларусь о браке и семье в целях защиты личных неимущественных и имущественных прав граждан;
2.2. обеспечение реализации основных направлений государственной семейной политики Республики Беларусь по укреплению нравственных основ семьи и повышению ее престижа в обществе;
2.3. правовое просвещение населения по вопросам законодательства Республики Беларусь о браке и семье и порядка регистрации актов гражданского состояния.
3. Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:
3.1. производит регистрацию рождения, заключения брака, расторжения брака в случаях, предусмотренных законодательством, усыновления (удочерения), установления отцовства (материнства), перемены фамилии, имени, отчества, снижение брачного возраста в случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь;
3.2. обеспечивает, учитывая желание лиц, вступающих в брак, торжественную обстановку при регистрации брака, а также по желанию родителей – торжественную регистрацию рождения ребенка;
3.3. подготавливает материалы и составляет заключения о внесении изменений, дополнений, исправлений в записи актов гражданского состояния в случаях, предусмотренных законодательством;
3.4. подготавливает материалы и составляет заключения по перемене гражданами Республики Беларусь фамилий, собственных имен, отчеств, направляет их в главное управление юстиции Гродненского областного исполнительного комитета для выдачи разрешений на перемену фамилии, собственного имени, отчества;
3.5. вносит исправления, изменения, дополнения в записи актов гражданского состояния в соответствии с законодательством;
3.6. восстанавливает и аннулирует записи актов гражданского состояния на основании решений судов;
3.7. производит по желанию граждан юбилейные торжества, связанные с регистрацией актов гражданского состояния;
3.8. изучает и обобщает практику применения при регистрации актов гражданского состояния действующего законодательства о браке и семье;
3.9. выдает повторные свидетельства и справки о регистрации актов гражданского состояния в случаях, предусмотренных законодательством;
3.10. ведет в установленном порядке учет записей актов гражданского состояния;
3.11. представляет в установленном порядке в главное управление юстиции Гродненского областного исполнительного комитета и главное статистическое управление Гродненской области ведомственную и статистическую отчетность;
3.12. направляет вторые экземпляры записей актов гражданского состояния, не подлежащие статистической обработке, в архив органов записей актов гражданского состояния главного управления юстиции Гродненского областного исполнительного комитета;
3.13. обеспечивает учет и хранение первых экземпляров актов гражданского состояния и другой документации в течение установленных сроков;
3.14. обеспечивает взаимодействие с государственной информационной системой «Регистр населения» в рамках реализации положений Закона Республики Беларусь «О регистре населения» путем внесения основных персональных данных физических лиц в регистр;
3.15. выдает копии записей актов гражданского состояния по запросам прокуратуры, суда, органов следствия, дознания и нотариата в связи с нахождением дел в их производстве, а также консульских учреждений Республики Беларусь, органов записей актов гражданского состояния, Министерства юстиции и других государственных органов (должностных лиц) в случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь;
3.16. выдает в случае отсутствия соответствующей записи акта гражданского состояния извещение об отсутствии записи акта гражданского состояния;
3.17. проводит работу по разъяснению брачно-семейного законодательства среди населения, выступает в средствах массовой информации по вопросам регистрации актов гражданского состояния;
3.18. обеспечивает учет, хранение и расходование бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния, а также хранение гербовой печати;
3.19. осуществляет прием граждан и рассматривает обращения в соответствии с законодательством Республики Беларусь, в том числе по заявительному принципу «одно окно»;
3.20. выполняет иные функции, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.
4. Возложение на Отдел функций, не предусмотренных законодательством Республики Беларусь, не допускается.
5. Отдел может оказывать дополнительные платные услуги, связанные с регистрацией актов гражданского состояния, перечень которых определяется Правительством Республики Беларусь.
6. Отдел имеет право:
6.1. запрашивать и получать от государственных органов и иных организаций сведения и документы, необходимые для осуществления возложенных на Отдел задач и функций;
6.2. получать из медицинских учреждений сведения о родившихся и умерших лицах;
6.3. проводить при необходимости проверку отсутствия препятствий к заключению брака в отношении лиц, подавших заявление о регистрации заключения брака.
7. Отдел возглавляет начальник, который:
7.1. организует работу Отдела и осуществляет руководство его деятельностью;
7.2. распределяет обязанности между работниками Отдела;
7.3. вносит на рассмотрение администрации района проекты решений и распоряжений по вопросам, входящим в компетенцию Отдела;
7.4. осуществляет контроль за выполнением Отделом решений администрации района и распоряжений главы администрации района, решений вышестоящих государственных органов по вопросам, относящимся к деятельности органов, регистрирующих акты гражданского состояния;
7.5. сокращает или увеличивает срок, по истечении которого производится регистрация заключения брака при наличии уважительных причин;
7.6. удостоверяет подпись обратившегося лица на совместном заявлении о регистрации заключения брака, о регистрации расторжения брака, о регистрации установления отцовства, в случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь;
7.7. несет ответственность за надлежащее хранение, учет и ведение книг регистрации актов гражданского состояния и другой документации, а также за учет, хранение и расходование бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния, хранение гербовой печати;
7.8. обеспечивает соблюдение финансово-штатной дисциплины, сохранность материальных ценностей;
7.9. вносит предложения о поощрении работников Отдела или наложении на них дисциплинарных взысканий;
7.10. обеспечивает соблюдение трудовой дисциплины сотрудниками Отдела;
7.11. осуществляет контроль за сроками и качеством исполнения документов;
7.12. ежегодно разрабатывает планы работы Отдела, номенклатуру дел и представляет их на утверждение в администрацию района;
7.13. обеспечивает надлежащее осуществление административных процедур по заявлениям граждан;
7.14. проводит работу по обеспечению торжественной обстановки при проведении торжественных регистраций браков и рождений, а также юбилейных свадеб.
7.15. осуществляет личный прием граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей и представителей юридических лиц;
7.16. несет персональную ответственность за:
7.16.1. организацию деятельности по выполнению задач и функций, возложенных на Отдел;
7.16.2. соблюдение работниками Отдела трудовой и исполнительской дисциплины, норм и правил трудового законодательства, охраны труда;
7.16.3. неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.
7.17. специалисты Отдела несут ответственность в соответствии с их должностными инструкциями.