Положение об отделе ЗАГС

(Утверждено решением администрации Октябрьского района г. Гродно 29.05.2018 № 42) 

1. Общие положения.

1.1. Отдел записи актов гражданского состояния (далее – Отдел) администрации Октябрьского района г. Гродно (далее – администрация района) является структурным подразделением администрации района и подчиняется непосредственно управляющему делами администрации района, главе администрации района.

Отдел входит в систему Министерства юстиции Республики Беларусь (далее – Министерство юстиции).  По общим вопросам своей деятельности подчиняется администрации района, а по вопросам реализации государственной политики в сфере юстиции – Министерству юстиции.     

1.2. В своей деятельности Отдел руководствуется Конституцией Республики Беларусь, законами «О государственной службе в Республике Беларусь», «О местном управлении и самоуправлении в Республике Беларусь», «Об основах административных процедур», Кодексом Республики Беларусь о браке и семье, иным действующим законодательством Республики Беларусь, решениями и распоряжениями Гродненского областного и городского исполнительных комитетов по вопросам, отнесенным к компетенции администрации района, другими нормативными правовыми актами и настоящим Положением.

1.3.В структуру Отдела входят:

начальник отдела,

главные специалисты.

1.4. Отдел имеет печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь.

2. Главными задачами Отдела являются:

2.1. правильная, полная и своевременная  регистрация актов гражданского состояния в точном соответствии с законодательством Республики Беларусь о браке и семье в целях защиты личных неимущественных и имущественных прав граждан;

2.2. обеспечение реализации основных направлений государственной семейной политики Республики Беларусь по укреплению нравственных основ семьи и повышению ее престижа в обществе;

2.3. правовое просвещение населения по вопросам законодательства Республики Беларусь о браке и семье и порядка регистрации актов гражданского состояния.

3. Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

3.1. производит регистрацию рождения, заключения брака, расторжения брака в случаях, предусмотренных законодательством, усыновления (удочерения), установления отцовства (материнства),  перемены фамилии, имени, отчества, снижение брачного возраста в случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь;

3.2. обеспечивает, учитывая желание лиц, вступающих в брак, торжественную обстановку при регистрации брака, а также по желанию родителей – торжественную регистрацию рождения ребенка;

3.3. подготавливает материалы и составляет заключения  о внесении изменений, дополнений, исправлений в записи актов гражданского состояния в случаях, предусмотренных законодательством;

3.4. подготавливает материалы и составляет заключения по перемене гражданами Республики Беларусь фамилий, собственных  имен, отчеств, направляет их в главное управление юстиции Гродненского областного исполнительного комитета для выдачи разрешений на перемену фамилии, собственного имени, отчества;

3.5. вносит исправления, изменения, дополнения в записи актов гражданского состояния в соответствии с  законодательством;

3.6. восстанавливает и аннулирует записи актов гражданского состояния на основании решений судов;

3.7. производит по желанию граждан юбилейные торжества, связанные с регистрацией актов гражданского состояния;

3.8. изучает и обобщает практику применения при регистрации актов гражданского состояния действующего законодательства о браке и семье;

3.9. выдает повторные свидетельства  и справки о регистрации актов гражданского состояния в случаях, предусмотренных законодательством;

3.10. ведет в установленном порядке учет записей актов гражданского состояния;

3.11. представляет в установленном порядке в главное управление  юстиции Гродненского областного исполнительного комитета и главное статистическое управление Гродненской области ведомственную и статистическую отчетность;

3.12. направляет вторые экземпляры записей актов гражданского состояния, не подлежащие статистической обработке, в архив органов записей актов гражданского состояния главного управления юстиции Гродненского областного исполнительного комитета;

3.13. обеспечивает учет и хранение первых экземпляров актов гражданского состояния и другой документации в течение установленных сроков;

3.14. обеспечивает взаимодействие с государственной информационной системой «Регистр населения» в рамках реализации положений Закона Республики Беларусь «О регистре населения» путем внесения основных персональных данных физических лиц в регистр;

3.15. выдает копии записей актов гражданского состояния по запросам прокуратуры, суда, органов следствия, дознания и нотариата в связи с нахождением дел в их производстве, а также консульских учреждений Республики Беларусь, органов записей актов гражданского состояния, Министерства юстиции и других государственных органов (должностных лиц) в случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь;

3.16. выдает в случае отсутствия соответствующей записи акта гражданского состояния извещение об отсутствии записи акта гражданского состояния;

3.17. проводит  работу по разъяснению брачно-семейного законодательства среди населения, выступает в средствах массовой информации по вопросам регистрации актов гражданского состояния;

3.18. обеспечивает учет, хранение и расходование бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния, а также хранение гербовой печати;

3.19. осуществляет прием граждан и рассматривает обращения в соответствии с законодательством Республики Беларусь, в том числе   по заявительному принципу «одно окно»;

3.20. выполняет иные функции, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

4. Возложение на Отдел функций, не предусмотренных законодательством Республики Беларусь, не допускается.     

5. Отдел может оказывать дополнительные платные услуги, связанные с регистрацией актов гражданского состояния, перечень которых определяется Правительством Республики Беларусь.

6. Отдел имеет право:

6.1. запрашивать и получать от государственных органов и иных организаций сведения и документы, необходимые для осуществления возложенных на Отдел задач и функций;

6.2. получать из медицинских учреждений сведения о родившихся и умерших лицах;

6.3. проводить при необходимости проверку отсутствия препятствий к заключению брака в отношении лиц, подавших заявление о регистрации заключения брака.

7. Отдел возглавляет начальник, который:

7.1. организует работу Отдела и осуществляет руководство его деятельностью;

7.2. распределяет обязанности между работниками Отдела;

7.3. вносит на рассмотрение администрации района проекты решений и распоряжений по вопросам, входящим в компетенцию Отдела;

7.4. осуществляет контроль за выполнением Отделом решений администрации района и распоряжений главы администрации района, решений вышестоящих государственных органов по вопросам, относящимся к деятельности органов, регистрирующих акты гражданского состояния;

7.5. сокращает или увеличивает срок, по истечении которого производится регистрация заключения брака при наличии уважительных причин;

7.6. удостоверяет подпись обратившегося лица на совместном заявлении о регистрации заключения брака, о регистрации расторжения брака, о регистрации установления отцовства, в случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь;

7.7. несет ответственность за надлежащее хранение, учет и ведение книг регистрации актов гражданского состояния и другой документации, а также за учет, хранение и расходование бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния, хранение гербовой печати;

7.8. обеспечивает соблюдение финансово-штатной дисциплины, сохранность материальных ценностей;

7.9. вносит предложения о поощрении работников Отдела или наложении на них дисциплинарных взысканий;

7.10. обеспечивает соблюдение трудовой дисциплины сотрудниками Отдела;

7.11. осуществляет контроль за сроками и качеством исполнения документов;

7.12. ежегодно разрабатывает планы работы Отдела, номенклатуру дел и представляет их на утверждение в администрацию района;

7.13. обеспечивает  надлежащее осуществление  административных процедур  по заявлениям граждан;

7.14. проводит работу по обеспечению торжественной обстановки при проведении торжественных регистраций браков и рождений, а также юбилейных свадеб.

7.15. осуществляет личный прием граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей и представителей юридических лиц;

7.16. несет персональную ответственность за:

7.16.1. организацию деятельности по выполнению задач и функций, возложенных на Отдел;

7.16.2. соблюдение работниками Отдела трудовой и исполнительской дисциплины, норм и правил трудового законодательства, охраны труда;

 7.16.3. неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

 7.17. специалисты Отдела несут ответственность в соответствии с их должностными инструкциями.